Статья "Электронный кадровый документооборот"
Электронный кадровый документооборот (ЭКДО) – это возможность создания, подписания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе.
С 5 мая 2020 года по 31 марта 2021 года проводился эксперимент, в рамках которого отдельным работодателям была предоставлена возможность формирования и ведения документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге.
До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу Российской Федерации не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде.
С 22 ноября 2021 года в Трудовом кодексе Российской Федерации установлены правила ведения электронного кадрового документооборота.
Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации” дополнил Трудовой кодекс Российской Федерации новыми статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, а также внес изменения в части оформления приказа при приеме сотрудника на работу. Большинство новых положений вступило в силу с 22 ноября 2021 года.
В Трудовом кодексе Российской Федерации появились новые статьи: ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»; ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»; ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
При переходе организации на кадровый электронный документооборот, решение о введении электронного документооборота необходимо закрепить в Локальном нормативном акте с учетом мнения первичной профсоюзной организации (статья 372 Трудового кодекса Российской Федерации). В нем необходимо определить:
- информационную систему для электронного документооборота (собственную либо платформу «Работа в России»);
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот;
- срок уведомления работников о нововведениях.
Для перехода на электронный документооборот необходимо письменное согласие работников. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, при этом работник может дать такое согласие в дальнейшем.
Принимаемые на работу граждане могут дать согласие в электронном виде.
С 2022 года не будет требоваться согласие на использование электронного формата от лиц, которые впервые будут приняты на работу после 31 декабря 2021 года (если на дату 31 декабря 2021 года у них нет трудового стажа).
Отказ работника от перехода на электронный документооборот или отсутствие у него электронной подписи не может быть причиной отказа в приеме на работу либо увольнения.
Также, работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронный документооборот.
Кроме разработки и принятия Локального нормативного акта, работодателю необходимо еще разработать Порядок осуществления электронного документооборота (утверждается с учетом мнения первичной профсоюзной организации в соответствии с требованиями статьи 372 Трудового кодекса Российской Федерации), который может предусматривать:
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через электронный документооборот (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, к которым применяется электронный документооборот, на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и/или органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
На сегодняшний день закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый электронный документооборот. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.
Частью 1 статьи 22.2 ТК РФ установлено, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота».
Государственный инспектор труда Гудов В.Г.
